本記事では、空室電気代の請求フローを整理し、期ズレ・誤請求・再請求などのトラブルを防ぐ実務テンプレを提供します。
空室電気代の請求フローを整理する
空室電気代の請求フローを理解することは、トラブル防止の第一歩です。
電力会社→管理会社→オーナー・入居者の流れ
空室電気代の請求フローは、以下の3段階で構成されています。
1. 電力会社→管理会社
電力会社が、検針データに基づいて管理会社に請求書を送付します。
- 検針日：電気メーターを検針する日（通常、月1回）
- 請求日：請求書を発行する日（検針日の数日後）
- 支払期限：請求書に記載された支払期限（通常、請求日から1ヶ月以内）
2. 管理会社での処理
管理会社が、請求書を受け取り、以下の処理を行います。
- 請求書の内容確認（物件情報、使用量、請求金額など）
- 物件ごとの按分計算（複数物件の場合）
- 経理処理（仕訳、支払いなど）
3. 管理会社→オーナー・入居者
管理会社が、オーナーや入居者に再請求を行います。
- オーナーへの請求（空室電気代をオーナー負担とする場合）
- 入居者への請求（入居後の精算として）
📊 図版1：空室電気代の請求フローチャート（現状／改善後）
空室特有の論点（原状回復・内覧・長期空室）
空室期間中は、以下のような特有の論点があります。
1. 原状回復工事での電気使用
退去後のクリーニングや修繕作業では、照明や電動工具を使用します。この期間中の電気代は、以下のいずれかに該当します。
- 原状回復工事の費用として、前入居者に請求する場合
- 空室電気代として、オーナーに請求する場合
2. 内覧対応での電気使用
新規入居希望者の内覧時、照明を使用します。この期間中の電気代は、空室電気代として処理されます。
3. 長期空室での待機電力
長期空室の場合、待機電力が発生する場合があります。この期間中の電気代は、空室電気代として処理されます。
4. 入居開始日と検針日のずれ
入居開始日と検針日がずれる場合、入居前後の電気代の按分が必要になります。
典型的なトラブルと原因
空室電気代の請求業務では、以下のようなトラブルが発生しがちです。
検針日と請求日の期ズレ
検針日と請求日がずれることで、以下のようなトラブルが発生します。
期ズレが発生する原因
- 検針日と請求日の時間差
検針日と請求日には、通常数日から1週間程度の時間差があります。この期間中に、物件の状況が変わる場合があります。
-
- 入居開始日が検針日と請求日の間に発生した場合
- 解約手続きが検針日と請求日の間に発生した場合
- 物件情報の更新漏れ
物件情報の更新が遅れることで、期ズレが発生します。
- 入居開始日の情報が更新されていない場合
- 解約日の情報が更新されていない場合
期ズレによるトラブル
- 入居前後の電気代の按分が正確でない
- 解約後の電気代が請求され続ける
- 精算トラブルが発生する
📊 図版2：期ズレが発生するタイミングを示したタイムライン図
解約漏れによる二重請求
解約漏れにより、以下のようなトラブルが発生します。
二重請求が発生する原因
- 空室電気代の解約漏れ
- 退去時の解約漏れ
入居者が入居する場合、第三者が住むため電気契約は新規契約となります。そのため、空室時に契約していた空室電気代は解約する必要があります。解約手続きを忘れた場合、空室電気代と入居者電気代（新規契約）の両方が請求されるトラブルが発生します。このトラブルは頻発しているため、注意が必要です。
退去時に、空室電気代の解約手続きを忘れた場合、空室電気代が請求され続けます。
二重請求によるトラブル
- 管理会社が、空室電気代と入居者電気代の両方を負担する
- 精算トラブルが発生する
- 経理処理が複雑になる
トラブルを防ぐフローデザイン
空室電気代の請求フローを適切に設計することで、トラブルを防げます。
空室専用プラン＋請求書1枚化のメリット
空室でんきコンシェルは、空室専用プラン＋請求書1枚化により、トラブルを防ぎます。
空室専用プランのメリット
- 基本料金0円により、コスト削減が実現できる
- 空室期間中のみの利用が可能で、入居開始時には解約が必要
- 入居開始時に、入居者様向けの電気（入居者でんき）に切り替える場合、新規契約となるため、入居者の同意と手続きが必要です。手続きはスマホ操作に慣れている方であれば3分程度で完了します。自動的に切り替わることはありません
請求書1枚化のメリット
- 複数物件の請求書を1枚にまとめることで、処理ミスが減る
- 経理業務の負担が軽減される
- 請求書の紛失・処理漏れリスクが減少する
システム連携による自動化ポイント
システム連携により、請求フローを自動化できます。
自動化できるポイント
- 検針データの自動取得
スマートメーターのデータを自動取得することで、検針データの手作業による入力が不要になります。
- 請求書の自動生成
検針データに基づいて請求書を作成する場合、毎月変動する賦課金や政府の補助金等も考慮する必要があるため、検針データのみでの完全自動生成は困難です。詳細設定を行えば、一定の自動化は可能ですが、最終的な確認作業は必要になります。
- 按分計算の自動化
物件情報に基づいて、按分計算を自動化できます。
- アラート通知
システム（Kintone）から直接アラート通知機能は提供されていませんが、管理会社が独自にシステム連携を行い、期ズレや二重請求のリスクを監視する仕組みを構築することは可能です。
実務で使えるチェックリスト
空室電気代の請求業務でトラブルを防ぐため、チェックリストを活用します。
月次の締め処理チェック項目
月次で請求書を受け取った際、以下の項目をチェックします。
請求書の内容確認
- [ ] 物件情報が正しいか（物件名、住所、契約者名など）
- [ ] 使用量が妥当か（前月と比較して異常がないか）
- [ ] 請求金額が正しいか（単価×使用量の計算が正しいか）
- [ ] 検針日と請求日が正しいか（期ズレがないか）
物件情報の確認
- [ ] 入居開始日の情報が更新されているか
- [ ] 解約日の情報が更新されているか
- [ ] 名義変更の手続きが完了しているか
按分計算の確認
- [ ] 複数物件の場合、按分計算が正確か
- [ ] 入居前後の電気代の按分が正確か
📊 図版3：チェックリストのサンプルレイアウト
物件入れ替え時の確認項目
物件の入れ替え時（入居開始・退去）に、以下の項目をチェックします。
入居開始時の確認
- [ ] 空室電気代の解約手続きが完了しているか
- [ ] 入居者様が入居者でんき（新規契約）に切り替えているか（Kintoneで確認可能）
- [ ] 入居者でんきに切り替わっているか、Kintoneで表示を確認（入居者でんきの請求は翌月から開始されます。EGR以外で契約した場合はKintoneに表示されないため、確認方法が限られます）
退去時の確認
- [ ] 入居者様の電気契約が解約されているか（入居者でんきの場合、Kintoneで廃止確認が可能）
- [ ] 空室電気代の開通手続きが完了しているか（Kintoneで開通確認が可能。請求開始よりも開通確認の方が早く確認できます）
- [ ] 入居者でんきが廃止されているか（入居者でんきの場合、Kintoneで廃止確認が可能。請求停止よりも廃止確認の方が早く確認できます）
原状回復工事時の確認
- [ ] 原状回復工事での電気使用量が記録されているか
- [ ] 電気代の按分が正確か
よくある質問
空室電気代の請求フローに関するよくある質問を、カテゴリ別に整理しました。
請求フローについて
Q. 請求書はどのように送付されますか？
A. 空室でんきコンシェルでは、複数物件の請求書を1枚にまとめて送付します。経理業務の負担を大幅に軽減できます。詳細は「空室期間の電気代を徹底解説」をご参照ください。
Q. 検針日と請求日がずれる場合、どうすればよいですか？
A. 検針日と請求日がずれる場合、物件情報の更新を迅速に行うことが重要です。システム連携により、自動的に更新される場合は、期ズレのリスクが減少します。
按分計算について
Q. 複数物件の電気代を按分する場合、どのように計算すればよいですか？
A. 按分計算の方法は、契約内容によって異なります。一般的には、物件数や面積に応じて按分します。詳細は「空室電気代の経費処理完全ガイド」をご参照ください。
Q. 入居前後の電気代の按分は、どのように計算すればよいですか？
A. 入居開始日と検針日がずれる場合、日割り計算で按分します。入居前の電気代は空室電気代として処理します。なお、入居後の電気請求を管理会社から入居者に行うことは原則ありません。
注意点として、空室でんきの廃止を忘れると、入居者が電気の申込を忘れた場合、空室でんきを使用した費用が管理会社負担となります。管理会社と入居者の交渉次第では、入居者に負担してもらうことも可能ですが、基本的には管理会社が注意を払い、空室でんきの廃止手続きを確実に行うことが重要です。
まとめ
空室電気代の請求フローを適切に設計することで、トラブルを防げます。空室でんきコンシェルは、以下の特徴を備えています。
- 基本料金0円：空室期間中のコストを大幅削減
- 請求書1枚化：経理業務の負担を軽減
- 自動化：システム連携により、請求フローを自動化
- トラブル防止：チェックリストを活用して、トラブルを防ぐ
請求フローを適切に設計することで、期ズレや二重請求などのトラブルを防げます。さらに、システム連携により、請求フローを自動化でき、人的ミスを減らせます。
空室でんきコンシェルは、エバーグリーン・リテイリング株式会社が提供するサービスです。同社は、再エネリーディングカンパニーとして、脱炭素社会の実現に貢献しています。空室期間の電気代でお悩みの管理会社様は、ぜひ空室でんきコンシェルの導入をご検討ください。
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